KapaflexCy App

Starre Anwesenheitszeiten von 7-16 Uhr sind Relikte der Vergangenheit. Zukünftig stimmen Arbeitsgruppen ihre Einsatzzeiten per Smartphone ab. Eigenverantwortlich, kurzfristig, flexibel. Gearbeitet wird nach Bedarf – genau dann, wenn der Kunde ordert – und im Einklang von Beruf und  Privatleben.

Im Forschungsprojekt »KapaflexCy« entwickelte das Fraunhofer IAO gemeinsam mit acht Partnern aus Produktion und Logistik eine App, um flexible Arbeitszeiten fair, kurzfristig und mit geringem Aufwand zu steuern.

Mit der KapaflexCy App organisieren Teamleiter und Mitarbeiter ihre flexiblen Arbeitseinsätze per Smartphone. Quasi in »Echtzeit« entscheiden sie, wer Zusatzdienste erbringt, Freischichten nimmt oder anderen Teams aushilft. Teamleiter werden entlastet. Produktionsmitarbeiter erleben eine transparente und aktive Einsatzplanung. Der Ausgleich zwischen Arbeit, Familie und Freizeit gelingt besser und steigert so die Motivation der Mitarbeiter.

KapaflexCy App – Industrie 4.0 wird Realität

Die Idee überzeugte und begeisterte: 2014 erhielt die BorgWarner Ludwigsburg GmbH den Industrie 4.0-Award von der Zeitschrift Produktion. 2015 setzten erste Partner außerhalb des Projekts die App erfolgreich ein. Seit 2016 ist eine kommerzielle Version der App am Markt für alle Unternehmen verfügbar.
Überzeugen auch Sie sich von den Vorteilen einer smarten Schichtplanung mit der KapaflexCy App.

Einführen, aber richtig

Eine Personaleinsatzplanung ist immer ein kommunikativer Prozess mit sensiblen Zielstellungen. Teamleiter, Mitarbeiter und Betriebsräte kommunizieren intensiv für einen fairen Ausgleich zwischen schneller Reaktion, hoher Produktivität und möglichst geringen Belastungen durch flexible Schichtarbeit. Um eine reibungslose Einführung der App zu gewährleisten, sollten Sie vorab folgende Fragen beantworten: ƒƒ

  • Sind die Ziele für den App-Einsatz formuliert und abgestimmt? ƒƒ
  • Sind alle Abläufe und Entscheidungsprozesse vereinbart und vermittelt? ƒƒ
  • Sind relevante Fragen des Datenschutzes geklärt und haben Sie die nötigen Betriebsvereinbarungen? ƒƒ
  • Sind allen Beteiligten die Kompetenzprofile und Anforderungen an flexible Arbeitseinsätze bekannt? ƒƒ
  • Werden Smartphones und die App von allen Beteiligten akzeptiert? ƒƒ
  • Ist die Wirtschaftlichkeit gegeben und sind die Ziele erfüllt?

Die Software können Sie kaufen, den Erfolg müssen Sie selbst gestalten – am besten partizipativ mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und unserer Erfahrung!

In fünf Schritten zum Erfolg

Schritt 1: Ziele formulieren Zu welchem Zweck wollen Sie die App einsetzen? Schichtänderungen über Nacht? Arbeitserleichterung für den Planer? Motivierte Mitarbeiter, die flexibel ihre Freischichten nehmen können? Alles zusammen? Die Ziele für den Einsatz können sehr unterschiedlich ausfallen. An ihnen ist aber die gesamte Nutzung auszurichten.

Schritt 2: Grundlagen schaffen Die Funktion der App wächst mit der Datenqualität. Wir beschreiben die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter und erheben deren Anforderungsprofile für Arbeitseinsätze in Abhängigkeit der flexiblen Zeiten. So kann die App die anzufragenden Mitarbeiter zielgerichtet erkennen und vorschlagen.

Schritt 3: Vereinbarungen treffen Aus der Zielstellung leiten wir die erforderlichen Abläufe und Randbedingungen für die kurzfristige Steuerung von Arbeitseinsätzen ab. In einem interaktiven Rollenspiel erleben alle Akteure die Abläufe und legen gemeinsam mit uns die Regeln zum Einsatz der App fest.

Schritt 4: Vom Piloteinsatz lernen Gute Vorbilder überzeugen! Üben Sie den Umgang mit der App sowie den neuen Ablauf zur Steuerung flexibler Arbeitseinsätze in einem repräsentativen Pilotbereich.

Schritt 5: Ziele nachhaltig erreichen Wurden die formulierten Ziele erreicht? Wir messen den Erfolg objektiv in KPIs und prüfen die Akzeptanz seitens Ihrer Mitarbeiter durch Interviews.